Avec SharePoint et OneDrive, vous n’avez plus besoin d’un serveur de fichiers local. Vous obtenez beaucoup d’espace de stockage avec votre abonnement Microsoft 365, et il est toujours disponible et super facile à utiliser. Mais qu’en est-il de la sauvegarde ?
Une idée fausse commune est que vous n’avez pas besoin de vous soucier de la sauvegarde de SharePoint online. La vérité est que la sauvegarde de vos données SharePoint Online est de votre propre responsabilité.
Microsoft fait des sauvegardes de SharePoint online, c’est vrai. Les données sont même reflétées entre plusieurs centres de données. Mais ce que la plupart des gens ignorent, c’est que ces sauvegardes sont principalement utilisées pour la reprise après sinistre, et non pour la restauration d’emplois sur demande.
Dans cet article, nous examinons pourquoi il est important de sauvegarder SharePoint online, ainsi que les options intégrées pour protéger vos données. De plus, nous expliquons pourquoi vous pourriez vouloir utiliser une solution de sauvegarde tierce.
L’important de la sauvegarde en ligne SharePoint
Même si toutes vos données sont stockées dans le nuage, la perte de données peut toujours se produire. La cause la plus courante de la perte de données est une erreur de l’utilisateur.
Les gens font des erreurs, écrasent le mauvais fichier, suppriment accidentellement un dossier entier ou oublient d’arrêter la synchronisation avant de supprimer la copie locale — tout cela se produit. J’ai même vu les propriétaires de l’équipe supprimer toute l’équipe par accident, y compris le site SharePoint ci-joint.
De même, les ransomwares ou les logiciels malveillants constituent toujours une menace pour les données stockées dans SharePoint online. Les infections peuvent avoir lieu sur les appareils clients et se synchroniser de nouveau sur SharePoint en ligne. Certains logiciels malveillants sont même capables de copier les fichiers, de les chiffrer, puis de supprimer les fichiers originaux.
Quelle que soit la cause, même avec SharePoint online, vous devrez réfléchir à vos options de sauvegarde.
Options intégrées pour protéger les données dans SharePoint Online
Microsoft offre une gamme d’outils et de solutions pour protéger vos données. Certains diront même que vous n’avez pas besoin d’une solution de sauvegarde tierce pour SharePoint Online : les outils intégrés devraient être plus que suffisants pour protéger vos données. Et c’est en partie vrai : lorsqu’ils sont correctement configurés, les outils intégrés peuvent préserver à peu près toutes vos données.
Examinons les différentes options que nous avons pour protéger nos données.
Versioning
Versioning est la première étape quand il s’agit de prévenir la perte de données dans SharePoint online. Les nouvelles versions des fichiers sont automatiquement créées lorsqu’un fichier est modifié ou retéléchargé. Cela vous permet de revenir à une version plus ancienne du fichier à tout moment. Vous pouvez même restaurer une version plus ancienne du fichier.
Bacs de recyclage en ligne SharePoint
SharePoint Online est livré avec deux bacs de recyclage. Lorsqu’un fichier est supprimé dans SharePoint Online ou OneDrive, il va à la (première étape) corbeille. Il est conservé pendant 93 jours au total dans la corbeille à moins qu’il ne soit manuellement supprimé de la corbeille.
Les fichiers qui sont supprimés de la première étape de la corbeille sont déplacés vers la deuxième étape de la corbeille. Seuls les administrateurs du site ont accès à la deuxième étape, empêchant ainsi les utilisateurs de vider accidentellement la deuxième étape.
Les dossiers sont conservés pendant les 93 jours restants dans la corbeille de deuxième étape. Ainsi, tous les fichiers sont toujours conservés 93 jours au total à partir du moment où ils sont supprimés.
En outre, Microsoft sauvegarde également tout le contenu pendant 14 jour supplémentaire après la suppression effective1 (plus à ce sujet plus tard).
Cela signifie que tous les fichiers sont sauvegardés pendant 107 jours au total après la suppression. Mais après 107 jours, vous ne pouvez plus restaurer le fichier ou les dossiers.
Politiques de maintien en poste
Les politiques de conservation sont conçues pour déterminer quelles données peuvent être supprimées et à quel moment. Les règles de politique vous permettent de cibler des contenus spécifiques en fonction de conditions telles que les mots clés et de déterminer combien de temps vous voulez préserver ces données.
Le plus grand avantage des politiques de conservation est qu’elles créent une copie immuable des données lorsqu’un article est créé ou modifié. Cela vous permet de toujours restaurer la version originale du fichier.
Les politiques de conservation peuvent même être configurées de telle sorte qu’une fois qu’elles sont activées, elles ne peuvent plus être modifiées ou désactivées.
Mais gardez à l’esprit que les données conservées comptent pour votre quota de stockage en ligne SharePoint.
Demande de restauration de l’assistance Microsoft
Comme mentionné, Microsoft effectue des sauvegardes de vos données. Ils créent une sauvegarde toutes les 12 heures et la conservent pendant 14 jours. De cette façon, en cas de perte de données, l’administrateur mondial peut contacter Microsoft avec une demande de restauration.
Mais il y a un hic ici : vous ne pouvez pas demander une restauration de fichier ou de dossier individuel. Microsoft restaure uniquement la collection complète du site à son emplacement d’origine.
Étant donné qu’une demande de restauration peut prendre quelques jours à remplir, ce n’est peut-être pas une bonne option sur laquelle se fier uniquement.
Pourquoi vous devriez sauvegarder SharePoint en ligne
Alors pourquoi avez-vous besoin de sauvegarder SharePoint online ? Les options intégrées peuvent sembler suffisantes, mais à mon avis, elles ne le sont pas.
Le plus grand problème avec les solutions intégrées est la facilité de restaurer les données. Les bacs de recyclage sont très bien lorsque vous avez besoin de restaurer quelques fichiers. Mais avez-vous déjà essayé de restaurer une bibliothèque de documents complète parce que quelqu’un a oublié de désactiver la synchronisation avant de supprimer les fichiers synchronisés ?
Vous ne pouvez pas simplement sélectionner un dossier ou une bibliothèque de documents dans la corbeille. La seule option est de sélectionner tous les fichiers par page et de les restaurer. Ou vous pourriez devoir utiliser un script PowerShell pour sélectionner les bons fichiers de la corbeille et les restaurer.
Et quelles sont vos options après 93 jours ? Il n’est pas garanti que les données perdues sont remarquées dans ce délai. Les solutions de sauvegarde tierces, comme la sauvegarde Altaro Office 365, vous permettent de préserver et de restaurer les données indéfiniment.
Vous pourriez créer une politique de conservation et de préserver toutes les données pour toujours. Il vous coûtera un certain stockage en ligne SharePoint, mais ce n’est pas vraiment cher. Mais encore une fois, avez-vous essayé de restaurer des données avec la recherche de contenu ou eDiscovery ?
Vous devrez recueillir toutes les données en fonction de la date, de l’emplacement ou des mots clés, puis les exporter, puis les importer manuellement vers SharePoint. Il est possible d’écrire un script PowerShell pour cela, mais ce n’est pas vraiment pratique ou facile à utiliser.
Comme dernière option, nous avons la sauvegarde de Microsoft. C’est seulement une option lorsque vous avez besoin de restaurer la collection complète du site, par exemple, après une attaque ransomware. Mais pour les fichiers ou dossiers individuels, la restauration n’est vraiment pas une option. De plus, gardez à l’esprit qu’il peut s’écouler quelques jours avant que le travail de restauration soit terminé.
Conclusion
Assurez-vous que vous comprenez quelles options Microsoft offre et ce dont votre entreprise a besoin quand il s’agit de la sauvegarde de SharePoint online.
Les outils intégrés pourraient suffire à certaines organisations pour protéger leurs données SharePoint online. Mais le plus grand défi est lorsque vous avez besoin de restaurer beaucoup d’éléments (bibliothèques de documents complètes ou sites SharePoint entiers). Ou lorsque vous avez besoin de revenir au-delà des 93 jours des bacs de recyclage.
C’est là que les solutions de sauvegarde tierces comme la sauvegarde Altaro Office 365 sont une très bonne option. Ils rendent la restauration des données beaucoup plus facile, économisant votre temps et l’argent, et ils sont capables de récupérer des données à partir d’une période plus longue après sa perte.
Voir aussi : Pourquoi la sauvegarde Office 365 est vitale pour votre entreprise