bonnes pratiques visioconférence: De nombreuses entreprises du monde entier n’hésitent pas à étendre l’installation de travail à domicile à leurs travailleurs qui n’ont pas nécessairement à être au pouvoir. À cet égard, il devient important d’être conscient de bonnes pratiques visioconférence de certaines vidéoconférences.
Bien que les entreprises exploitent le mode de télé présence et de vidéoconférence pour permettre un engagement transparent, voici quelques conseils et règles de vidéoconférence que vous devriez adopter pour créer une impression durable.
Guide bonnes pratiques vidéoconférence
Dans une vidéoconférence, on n’a pas la chance de rencontrer tout le monde en personne pour créer une impression durable. Donc, suivez ces bonnes pratiques visioconférence souhaitées comme guide de référence.
- Décider à l’avance de l’ordre du jour de la réunion
- Configuration de l’arrière-plan
- Préparez-vous pour la réunion
- Être à l’heure
- Gardez votre bureau propre
- Connaître votre public
- Documenter les points pertinents
- Désigner un preneur de notes
- Être courtois envers les autres participants
- Garder le microphone en sourdine lorsqu’il n’est pas utilisé
Une bonne étiquette de vidéoconférence peut vous aider à renforcer votre confiance et à améliorer vos compétences en communication.
1] Décider à l’avance de l’ordre du jour de la réunion
Une pratique essentielle pour une vidéoconférence efficace est d’organiser la réunion seulement lorsque vous comprenez parfaitement le thème des discussions. Par conséquent, si c’est vous qui organisez la réunion virtuelle, assurez-vous que tous les participants ont des connaissances à ce sujet à l’avance. Il est considéré comme sûr d’envoyer au moins deux rappels,
- Un jour avant la réunion
- Une heure avant le début de la réunion
Cela aide les participants à se préparer pour la réunion afin qu’ils ne soient pas pris au dépourvu et aux prises avec l’étiquette.
2] Configuration de l’arrière-plan
Il est plus important d’avoir des conditions de foudre appropriées en arrière-plan pour éviter les ombres. De même, si vous avez une fenêtre ensoleillée directement derrière vous, dessinez le store pour atténuer la foudre. De plus, un mur ou un rideau propre est beaucoup mieux qu’un bureau encombré ou une œuvre d’art étrange pour éviter la distraction.
Gardez à l’esprit que la personne avec qui vous êtes en vidéoconférence ne devrait pas se sentir distrait. Donc, assurez-vous de vérifier ce qu’ils voient avant de vous appeler. Trop s’inquiéter de ce qui se trouve dans vos antécédents et de la façon dont les autres peuvent le voir peut ajouter du stress qui peut nuire au travail.
3] Préparez-vous pour la réunion
Asseyez-vous droit sur la caméra et portez un sourire sur votre visage. Utilisez des gestes naturels lorsque vous parlez et essayez de limiter les conversations secondaires. Évitez de taper sur le microphone ou de voler du papier près du microphone. Aussi, gardez vos mouvements aussi minimes que possible.
4] Être à l’heure
Beaucoup de gens sont habituellement en retard, donc, étant sur les questions de temps. En fait, ce devrait être une norme pour suivre avec toute réunion, vidéo ou autrement. Parce que, bien que vous pourriez être en mesure de s’en sortir avec une réunion physique, il n’y a pas de route d’évasion dans une vidéoconférence.
5] Gardez votre bureau propre
Votre bureau de travail ne doit pas sembler désordonné ou désorganisé. Par conséquent, il est important de ne rien avoir entre vous et la caméra. Perdez la pile de papiers, notes collantes et autres articles de papeterie de votre bureau. Vous pouvez également garder votre bureau Windows propre. Utilisez l’option Masquer les icônes du bureau si vous en avez besoin.
6] Connaître son public
Vous ne pouvez pas faire respecter le code vestimentaire de l’école par vidéoconférence, c’est-à-dire que, selon le public, votre tenue vestimentaire peut varier d’une tenue ordinaire sobre à une tenue décontractée. Nous vous recommandons d’aller avec des pastels légers et des couleurs sourdes qui regardent le meilleur sur l’écran.
7] Documenter les points pertinents
La documentation appropriée des réunions à distance permet de rappeler les détails efficacement au besoin. De plus, il peut aider les autres membres de l’équipe qui n’ont pas pu assister à la réunion à se tenir au courant.
8] Désigner un preneur de notes
Toujours garder un bloc-notes pour noter les points importants est considéré comme une bonne pratique générale de réunion. Cette pratique devient encore plus importante quand on passe au virtuel. Donc, assignez un preneur de notes pour tout documenter dans la réunion au fur et à mesure. Cela ajoute une nuance et si quelqu’un veut revenir sur ce qui a été discuté, il pourrait facilement y arriver.
9] Être courtois envers les autres participants
Si vous êtes l’organisateur ou celui qui a organisé la vidéoconférence, ouvrez une session dans votre ordinateur et préparez-vous pour la réunion quelques minutes avant l’heure prévue. Ça devrait être la première leçon.
Ensuite, commencez par vous présenter avant de parler afin que tous les participants apprennent à vous connaître et puissent vous adresser par votre nom.
10] Garder le microphone en sourdine lorsqu’il n’est pas utilisé
Même si vous ne parlez peut-être pas et pensez que vous êtes silencieux, la plupart des microphones peuvent capter des bruits de fond mineurs, comme la toux, les éternuements ou la dactylographie. Ces sons peuvent facilement distraire d’autres participants à la vidéoconférence ou causer de l’irritation. Alors, coupez le microphone avant de faire une pause et de partir pendant une réunion.
Autre chose qu’on aurait dû mentionner pour les bonnes pratiques visioconférence?